Extras din ”REGULAMENT de Organizare şi Funcţionare al Aparatului de Specialitate al Primarului municipiului Giurgiu”
Art.14. Biroul Secretariat și Arhivă are următoarele:
Atribuții legate de activitatea secretariat
- Organizează agenda zilnică şi săptămânală a primarului/ viceprimarilor, preluarea apelurilor telefonice, sortarea înregistrarea, datarea şi distribuirea faxurilor primite.
- Întocmește referat cu privire la necesarul de consumabile și rechizite pentru cabinetul demnitarului;
- Ţine evidenţa delegaţiilor şi deplasărilor .
- Asigură circulaţia mapelor de la Primar la direcţiile şi compartimentele din Primăria Municipiului Giurgiu precum şi la serviciile publice subordonate Consiliului Local.
- Asigură permanenţa la cabinetul primarului.
- Aduce la cunoştinţa primarului, viceprimarilor sau directorilor executivi de resort orice situaţie de urgenţă şi acţionează în funcţie de măsurile dispuse de aceştia.
Atribuții legate de activitatea de arhivă
- Iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a Nomenclatorului dosarelor din cadrul primăriei;
- Asigură legătura cu Arhivele Naţionale în vederea verificării şi confirmării Nomenclatorului;
- Urmăreşte modul de aplicare al Nomenclatorului la constituirea dosarelor.
- Verifică şi preia de la compartimente, pr bază de inventare, dosarele constituite;
- Întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă, aflate în depozit.
- Asigură evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidenţă curentă.
- Cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi în conformitate cu legile în vigoare.
- Pune la dispoziţie pe bază de semnătură şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire verifică integritatea documentului împrumutat; după restituire acestea vor fi reintegrate în fond
- Organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.
- Menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă;
- Informează conducerea primăriei şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei.
- Pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control.
Actualizat in - 12.09.2017, la ora 12:19; de catre: prim_giurgiu